Bestellwesen / Bestellungen

Das Bestellwesen ist als Modul in WAVE integriert und dient zur Bestellung von Artikeln bei den verwalteten Lieferanten. Das Modul ermöglicht die Erfassung und Verwaltung von Bestellungen und erlaubt unmittelbaren Zugriff auf den Artikelstamm.

Bestellliste

In der Bestellliste werden alle dem System bekannten Bestellungen als Liste dargestellt. Ergänzend zu den Standardfunktionen stehen in der Bestelliste nachstehende Funktionen zur Verfügung.

Duplizieren

Die Funktion "Duplizieren" legt eine Kopie des ausgewählten Datensatzes an, öffnet den Bestelldialog und lädt die neu angelegte Kopie zur Überarbeitung in den Bestelldialog. Die Funktion kann nur ausgeführt werden,  wenn in der Liste genau eine Bestellung ausgewählt ist und der angemeldete Benutzer das Recht "Neu" für das Modul "Bestellungen" besitzt.

Duplizierte Bestellungen wirken sich unmittelbar auf das Artikel-Konto "Erwarteter Zulauf" aus und erhöhen die Zuläufe um die duplizierten Mengen. Sie erscheinen daher in der Artikelliste ebenso wie in den Bestands- und Bewegungslisten. Die Standardfunktion "Löschen" kann verwendet werden, um versehentlich duplizierte Bestellungen wieder aus dem Datenbestand zu entfernen.

Wandeln

Zur Erfassung des Wareneingangs können Bestellungen in (Lieferanten-) Lieferscheine gewandelt werden. Die dafür vorgesehene Funktion "Wandeln" kann nur ausgeführt werden,  wenn genau eine Bestellung ausgewählt ist und der angemeldete Benutzer das Recht "Neu" für das Modul "Lieferanten-Lieferscheine" besitzt.

Die Funktion "Wandeln" kopiert die ausgewählte Bestellung als Lieferanten-Lieferschein, öffnet den Dialog für Lieferanten-Lieferscheine und lädt den so erzeugten Lieferanten-Lieferschein zur Überarbeitung in den Lieferscheindialog.

Zur Abbildung von Teillieferungen kann eine Bestellung mehrfach gewandelt werden - in einen neu gewandelten Lieferanten-Lieferschein werden dabei stets die Mengen übernommen, die in zuvor gewandelten Lieferanten-Lieferscheinen nicht enthalten sind.

Gelieferte Mengen werden vom Zulauf-Konto auf das Buchbestandskonto umgebucht - diese Veränderung spiegelt sich ad hoc in Bestandslisten, Bestandsverlaufslisten, etc. wieder.

Erledigen

Die Funktion "Erledigen" kennzeichnet die in der Bestellliste ausgewählten Bestellungen als "Erledigt". Sie kann nur ausgeführt werden,  wenn mindestens eine Bestellung ausgewählt ist und der angemeldete Benutzer das Recht "Bearbeiten" für das Modul "Bestellungen" besitzt.

Das manuelle Erledigen von Bestellungen ist erforderlich, wenn z. B. Teile der Bestellungen nicht geliefert werden können. In diesem Fall würde WAVE die nicht gelieferten Mengen b. a. w. als erwarteten Zulauf führen - die manuelle Erledigung einer Bestellung bereinigt den erwarteten Zulauf um die nicht gelieferten Teilmengen.

Stornieren

Die Funktion "Stornieren" kennzeichnet die in der Bestellliste ausgewählten Bestellungen als "Storniert". Sie kann nur ausgeführt werden,  wenn mindestens eine Bestellung ausgewählt ist und der angemeldete Benutzer das Recht "Bearbeiten" für das Modul "Bestellungen" besitzt.

WAVE weist einen Stornierungsversuch mit einer Fehlermeldung zurück, falls für die ausgewählten Bestellungen nicht-stornierte Lieferanten-Lieferscheine (Wareneingänge) existieren.

Bei Stornierung einer Bestellung werden die erwarteten Zuläufe der Lagerartikel um die Mengen gem. Bestellungspositionen gemindert.

Stornierungen können nicht rückgängig gemacht werden. Falls eine Bestellung versehentlich storniert wurde, kann mit Hilfe der Funktion "Duplizieren" eine Kopie der versehentlich stornierten Bestellung erzeugt und zur weiteren Bearbeitung verwendet werden.

Bestellstatus

Der Status der Bestellungen wird durch Symbole mit der nachstehenden Bedeutung visualisiert.

Gedruckt

Eine offene Bestellung wird nach dem ersten Druck, bzw. dem ersten PDF-Export vom System in den Status "Gedruckt" versetzt. Sie ist dann gegen Veränderungen weitestgehend geschützt, lediglich interne Bemerkungen können noch erfasst werden. Sie ist daher zusätzlich als "Gesperrt" gekennzeichnet.

Teilweise Erledigt

Bestellungen werden als "Teilweise Erledigt" gekennzeichnet, wenn die bestellten Artikel nur teilweise, aber noch nicht vollständig geliefert wurden. Teilweise erledigte Bestellung sind zusätzlich als "Gesperrt" gekennzeichnet. 

Erledigt oder Erledigt, manuell

Bestellungen werden vom System als "Erledigt" gekennzeichnet, wenn die bestellten Artikel vollständig geliefert wurden. Die manuelle Kennzeichnung von Bestellungen als "Erledigt" ist möglich, wenn z. B. eine unvollständige Lieferung vorliegt, die nicht vervollständigt werden wird ("Artikel nicht mehr lieferbar"). Erledigte Bestellung sind zusätzlich mit einem Schreibschutz versehen und können nicht mehr bearbeitet werden. 

Storniert

Die Stornierung von Bestellungen erfolgt stets manuell - die Weiterverarbeitung von stornierten Bestellungen ist nicht möglich. Stornierte Bestellung sind daher zusätzlich mit einem Schreibschutz versehen. 

Filtern und Suchen

Der Aufbau des Filterbereichs orientiert sich am Standard-Filterbereich. Art und Umfang der angebotenen Filterattribute sind von der eingesetzten WAVE-Lizenz abhängig. Alle Filterattribute werden mit logischem UND verknüpft. Die Filterattribute sind weitestgehend selbsterklärend.

Ergänzend dazu werden folgende Regeln angewandt:

• Die Komibinationsfilter "Von" und "Bis" beziehen sich das Belegdatum der Bestellungen.
• Das Filterattribut "Suchtext" berücksichtigt die Attribute Kurzbezeichnung des Lieferanten sowie Bemerkung, Hinweis, Beschreibung und Belegnummer der Bestellung.

Bestellungen erfassen und bearbeiten

Bestellungen können über den Bestelldialog neu erfasst oder bearbeitet werden. Der grundsätzliche Aufbau des Bestelldialogs entspricht dem Standarddialog. Ergänzend zu den Standardfunktionen stehen im Bestelldialog nachstehende Funktionen zur Verfügung.

Wandeln

Die Funktionsweise der Funktion "Wandeln" entspricht der Funktion "Wandeln" in der Bestellliste.

Lagerbuchung

Es wird zwischen "lagerbuchenden" und "nicht-lagerbuchenden" Bestellungen unterschieden. Lagerbuchende Bestellungen wirken sich auf das Zulauf-Konto aus, während nicht-lagerbuchende Bestellungen bei der Berechnung dieses Kontos unberücksichtigt bleiben. Über nicht-lagerbuchende Bestellungen können u. a. Bestellungen von Verbrauchsmaterialien oder Bestellungen von verwendungsgebundenen Artikeln (z. B Ersatzpumpe für ein Sanierungsvorhaben) abgebildet werden.

Lagerbuchende Bestellungen sind lagerführenden Mandanten vorbehalten. Falls ein nicht-lagerführender Mandant ausgewählt wird, wird das Kontrollkästchen "Lagerbuchung" im Bestelldialog zurück gesetzt.

Nachträge

Nachträge zu Bestellungen (Nachtragsbestellungen) können im Bestelldialog auf der Karte "Nachträge" erfasst werden. Bei Neuanlage eines Nachtrags werden die Kopfdaten (Vertragsbedingung, Lieferant, etc. ) von der ursprünglichen Bestellung übernommen. Die Belegnummer einer Nachtragsbestellung setzt sich aus der Belegnummer der ursprünglichen Bestellung und einer laufenden Nummer (Nachtragsnummer) zusammen.

Die weitere Bearbeitung einer Nachtragsbestellung unterscheidet sich wesentlich von der Bearbeitung einer herkömmlichen Bestellung. Nachtragsbestellung besitzen einen von der ursprünglichen Bestellung unabhängigen Lebenszyklus, sind aber mit dieser untrennbar verbunden.

Die Summe der bestellten Nachträge kann bei der ursprünglichen Bestellung in der Schnellinfo-Leiste des Bestelldialogs eingesehen werden.