Das Modul Lieferscheine (Lieferanten) ist in WAVE integriert und dient zur Erfassung und Verwaltung des Wareneingangs. Lieferscheine erhöhen den Bestand der betroffenen Artikel, sofern sie als lagerbuchende Lieferscheine gekennzeichnet sind. Lieferscheine können manuell erfasst werden, wobei unmittelbarer Zugriff auf den Artikelstamm gewährt wird, oder aber im Modul (Lieferanten-) Bestellungen durch Wandlung erzeugt werden.
Lieferscheinliste
In der Lieferscheinliste werden alle dem System bekannten Lieferscheine als Liste dargestellt. Ergänzend zu den Standardfunktionen stehen in der Lieferscheinliste nachstehende Funktionen zur Verfügung.
Duplizieren
Die Funktion "Duplizieren" legt eine Kopie des ausgewählten Datensatzes an, öffnet den Lieferscheindialog und lädt die neu angelegte Kopie zur Überarbeitung hinein. Die Funktion kann nur ausgeführt werden, wenn in der Liste genau ein Lieferschein ausgewählt ist und der angemeldete Benutzer das Recht "Neu" für das Modul "(Lieferanten) Lieferscheine" besitzt.
Duplizierte Lieferscheine wirken sich unmittelbar auf den Bestand des Artikels aus und erhöhen ihn um die duplizierten Mengen. Sie erscheinen daher in der Artikelliste ebenso wie in den Bestands- und Bewegungslisten.
Ein Lieferschein kann nur dupliziert werden, wenn die zugeordnete Bestellung noch nicht vollständig geliefert wurde.
Die Standardfunktion "Löschen" kann verwendet werden, um versehentlich duplizierte Lieferscheine wieder aus dem Datenbestand zu entfernen.
Wandeln
Lieferscheine können in zugehörige Rechnungen gewandelt werden. Die dafür vorgesehene Funktion "Wandeln" kann nur ausgeführt werden, wenn genau ein Lieferschein ausgewählt ist und der angemeldete Benutzer das Recht "Neu" für das Modul "(Lieferanten) Rechnungen" besitzt.
Die Funktion "Wandeln" kopiert den ausgewählten Lieferschein als Rechnung, öffnet den Dialog für Lieferanten-Rechnungen und lädt die so erzeugte Rechnung zur Überarbeitung in den Rechnungsdialog.
Der Lieferschein wird als „Erledigt“ gekennzeichnet und mit einem Schreibschutz versehen.
Retoure
Soll eine Lieferung retourniert werden, kann ein Lieferschein über die dafür vorgesehene Funktion „Retoure“ in einen zugehörigen Retouren-Datensatz konvertiert werden. Die Funktion "Retoure" kann nur ausgeführt werden, wenn genau ein Lieferschein ausgewählt ist und der angemeldete Benutzer das Recht "Neu" für das Modul "Retouren" besitzt.
Durch den Funktionsaufruf wird der ausgewählte Lieferschein als Retoure kopiert und in dem Retourendialog zur Überarbeitung geöffnet. Weitere Informationen zu der Bearbeitung einer Retoure sind in der Funktionsbeschreibung „Retoure erfassen“ des Retouren-Moduls zu finden.
Wird eine Lieferung retourniert, wird der Bestand der Lagerartikel um die Mengen gem. Retourenpositionen gemindert. Sofern es eine dem Lieferschein zugeordnete Bestellung gibt, werden die entsprechenden Mengen wieder auf das Zulaufkonto gebucht. Der Lieferschein wird als „Erledigt“ gekennzeichnet und mit einem Schreibschutz versehen.
Erledigen
Die Funktion "Erledigen" kennzeichnet die in der Lieferscheinliste ausgewählten Lieferscheine als "Erledigt". Sie kann nur ausgeführt werden, wenn mindestens ein Lieferschein ausgewählt ist und der angemeldete Benutzer das Recht "Bearbeiten" für das Modul "(Lieferanten) Lieferscheine" besitzt.
Wenn ein Lieferschein manuell erledigt wurde, so kann er nicht mehr in eine Rechnung gewandelt werden und ist mit einem Schreibschutz versehen.
Stornieren
Die Funktion "Stornieren" kennzeichnet die in der Lieferscheinliste ausgewählten Lieferscheine als "Storniert". Sie kann nur ausgeführt werden, wenn mindestens ein Lieferschein ausgewählt ist und der angemeldete Benutzer das Recht "Bearbeiten" für das Modul "(Lieferanten) Lieferscheine" besitzt.
WAVE weist einen Stornierungsversuch mit einer Fehlermeldung zurück, falls für die ausgewählten Lieferscheine nicht-stornierte Lieferanten-Rechnungen existieren.
Bei Stornierung eines Lieferscheins wird der Bestand der Lagerartikel um die Mengen gem. Lieferscheinpositionen gemindert. Sofern es eine dem Lieferschein zugeordnete Bestellung gibt, werden die entsprechenden Mengen wieder auf das Zulaufkonto gebucht.
Stornierungen können nicht rückgängig gemacht werden. Falls ein Lieferschein versehentlich storniert wurde, kann mit Hilfe der Funktion "Duplizieren" eine Kopie des versehentlich stornierten Lieferscheins erzeugt und zur weiteren Bearbeitung verwendet werden.
Lieferscheinstatus
Der Status der Lieferscheine wird durch Symbole mit der nachstehenden Bedeutung visualisiert.
Lagerbuchung
Bei Lieferscheinen mit dieser Kennzeichnung haben die Erfassung des Lieferscheins, Änderungen an den Artikelmengen, sowie eine Retoure oder Stornierung der Lieferung direkte Auswirkungen auf die Bestands- und Zulaufkonten.
Erledigt oder Erledigt, manuell
Lieferscheine werden vom System als "Erledigt" gekennzeichnet, wenn sie durch eine Wandlung in eine Rechnung übertragen oder retourniert wurden. Die manuelle Kennzeichnung von Lieferscheinen als "Erledigt" ist möglich, wenn weder eine Rechnung durch Wandlung, noch eine Retoure erzeugt werden sollen. Erledigte Lieferscheine sind zusätzlich mit einem Schreibschutz versehen und können nicht mehr bearbeitet werden.
Storniert
Die Stornierung von Lieferscheinen erfolgt stets manuell - die Weiterverarbeitung von stornierten Lieferscheinen ist nicht möglich. Stornierte Lieferscheine sind daher zusätzlich mit einem Schreibschutz versehen.
Filtern und Suchen
Der Aufbau des Filterbereichs orientiert sich am Standard-Filterbereich. Art und Umfang der angebotenen Filterattribute sind von der eingesetzten WAVE-Lizenz abhängig. Alle Filterattribute werden mit logischem UND verknüpft. Die Filterattribute sind weitestgehend selbsterklärend.
Ergänzend dazu werden folgende Regeln angewandt:
- Die Kombinationsfilter "Von" und "Bis" beziehen sich das Belegdatum des Lieferscheins.
- Das Filterattribut "Suchtext" berücksichtigt die Attribute Kurzbezeichnung des Lieferanten sowie Bemerkung und Belegnummer des Lieferscheins.
Lieferscheine erfassen und bearbeiten
Lieferscheine können über den Lieferscheindialog neu erfasst oder bearbeitet werden. Der grundsätzliche Aufbau des Lieferscheindialogs entspricht dem Standarddialog. Ergänzend zu den Standardfunktionen stehen im Lieferscheindialog nachstehende Funktionen zur Verfügung.
Gelieferte Mengen werden auf das Buchbestandskonto umgebucht. Sofern eine zugehörige Bestellung existiert, wird die Menge vom entsprechende Zulauf-Konto abgebucht. Diese Veränderungen spiegeln sich ad hoc in Bestandslisten, Bestandsverlaufslisten, etc. wider.
- Wandeln
Die Funktionsweise der Funktion "Wandeln" entspricht der Funktion "Wandeln" in der Lieferscheinliste. - Retoure
Die Funktionsweise der Funktion "Retoure" entspricht der Funktion "Retoure" in der Lieferscheinliste.
Lagerbuchung
Es wird zwischen "lagerbuchenden" und "nicht-lagerbuchenden" Lieferscheinen bzw. Lieferungen unterschieden. Lagerbuchende Lieferungen wirken sich auf das Bestands-Konto aus, während nicht-lagerbuchende Lieferungen bei der Berechnung dieses Kontos unberücksichtigt bleiben. Über nicht-lagerbuchende Lieferscheine können u. a. Lieferungen von Verbrauchsmaterialien oder Lieferungen von verwendungsgebundenen Artikeln (z. B Ersatzpumpe für ein Sanierungsvorhaben) abgebildet werden.
Lagerbuchende Lieferscheine sind lagerführenden Mandanten vorbehalten. Falls ein nicht-lagerführender Mandant ausgewählt wird, wird das Kontrollkästchen "Lagerbuchung" im Lieferscheindialog zurückgesetzt.
Zähler
Sind in den Positionen des Lieferscheins Zähler oder Zählerchargen enthalten, so können die zugehörigen Einzelnachweise über den Reiter „Zähler“ angelegt und bearbeitet werden.
Diese Funktionen entsprechen der Funktion „Zähler erfassen und bearbeiten“ im Modul Zähler, bzw. der Funktion „Zählercharge erfassen und bearbeiten“ im Modul Zählerchargen.
