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Dokumentenverwaltung

Karteikarte DokumenteIn zahlreichen Modulen besteht die Möglichkeit, beliebig Dokumente zu einem Objekt (Kunde, Hausanschluss, etc.) zu hinterlegen. Hierzu wird in den Erfassungsmasken der jeweiligen Module die Karteikarte "Dokumente" angeboten. Dort werden Funktion zum Erfassen neuer Dokumente sowie zum Bearbeiten und Löschen bestehender Dokumente angeboten. Darüber hinaus kann ein hinterlegtes Dokumente aus dem Objektkontext angesehen werden.

Dokumente werden erst im Rahmen eines Löschlaufs tatsächlich gelöscht. Solang kein Löschlauf durchgeführt wurde, können die zur Löschung vorgesehenen Dokumente angezeigt werden, wenn das Kennzeichen "Gelöschte anzeigen" gesetzt wird.

Wenn WAVE.Suite an KEIN Dokumentenmanagentsystem abgebunden ist, werden die Dokumente in einer festen Struktur auf einem Netzlaufwerk abgelegt, das in der Systemkonfiguration festgelegt werden kann.

Erfassen der Meta-Daten

Erfassungsmaske für DokumenteEs können beliebig viele Dokumente hinterlegt werden. Zu jedem Dokumenteneintrag in der Dokumentenverwaltung können Meta-Daten, d. h. Informationen zur Kategorie und zum Inhalt des Dokuments hinterlegt werden.

Zu den Pflichtangaben gehört die Angabe des Dokumententyps, der den Inhalt des Dokuments kategorisert. Der Dokumententyp wird zur Prüfung verwendet, ob ein Dokument in einem bestimmten Kontext bereits existiert. 

Die Sektorzuordnung ordnet das Dokument einem bestimmten Sektor zu. Diese Zuordnung sollte erfolgen, wenn Dokumente gleichen Typs in mehreren Sektoren erstellt werden können, bspw. "Hausanschlussantrag (Trinkwasser)" und "Hausanschlussantrag (Schmutzwasser)".

Über die Bezeichnung kann der Inhalt des Dokuments beschrieben werden. 

Das Aktenzeichen kann optional angegeben werden, um das Finden des Dokuments zu erleichtern. 

Falls WAVE.Suite mit einem Dokumentenmanagementsystem verbunden ist, werden alle Meta-Daten-Angaben automatisch in das Dokumentenmanagementsystem übernommen. 

 

Hochladen von Dokumenten

Bei Klick auf das Symbol Hochladen von Dokumenten öffnet sich ein Dateiauswahldialog. Wird dieser Dialog mit "Öffnen" verlassen, wird das ausgewählte Dokument hochgeladen, der Dialog geschlossen und der Meta-Datensatz gespeichert.

Mit freundlichem Gruß

Ihr WAVE-Team
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i.syde Informationstechnik GmbH
Fischteichweg 2
D-31609 Balge

Tel. +49 (0)5021 6041-0
Fax +49 (0)5021 6041-55

eMail: tfriebe@isyde.de
Internet: www.isyde.de

Weitere Pflichtangaben gem. §35a GmbHG
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Geschäftsführer: Thomas Friebe, Michael Hoppe


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